SmartDiscussion お客様導入事例ご紹介

株式会社フレーベル館様 株式会社フレーベル館様
東京都文京区本駒込6-14-9
URL:http://www.froebel-kan.co.jp/

役員会議・部門定例会議でペーパーレス化を実現

経営企画本部 事業戦略部 事業戦略チームリーダー 土屋 新九郎 様
システム導入の経緯
フレーベル館では、週1回の頻度で開催される役員会議をはじめ、本社内で定期開催する会議では大量の紙資料を使用していました。会議では、資料を必要部数印刷しそれぞれ帳合し会議に臨みますが、直前に資料が差し変わることも頻繁にあり、会議資料の準備作業や資料帳合の際に発生する作業ミスなど、会議事務局は会議のたびに大幅に準備時間を費やしていました。数年前から社内でiPadの導入が始まったこともあり、これを有効活用して会議をペーパーレス化できないかと考え、キッセイコムテックをはじめ、複数社のペーパーレス会議システムを検討することになりました。
SmartDiscussion導入のポイント
SmartDiscussionを導入することになった最大のポイントは、画面同期中に、発表者画面と参加者画面を同時に表示できる「2画面表示機能」があったことです。2画面表示機能を使うことにより、会議参加者のタブレットでは発表者画面を子画面に同期表示させつつ、メイン画面では任意で別ページを閲覧することができます。従来の紙資料と同じように発表者の進捗を見失うことなく資料の先読みや振り返りを行うことができるので、会議資料の印刷コスト・事務局の準備コスト削減効果の観点だけでなく、運用面の観点からも会議のペーパーレス化に関する不安を払拭することができました。
導入効果と今後の展開
導入当初は役員会議をはじめとする主に3つの会議体でSmartDiscussionを使用していましたが、現在は本社内で定期的に開催される7つの会議体にまで利用範囲を拡大し、社内のペーパーレス化を推進しています。しかしながら、中にはタブレットの操作そのものに不慣れな社員もいるので、必ずしも全ての社員がSmartDiscussionの全機能を利用できているわけではありません。今後は、タブレット利用の社内浸透と並行して、SmartDiscussionのさまざまな機能をより有効活用しながらペーパーレス会議システムの利用の幅を広げていけたらと思っています。
2016年2月

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