ペーパーレス会議システム

システム導入の経緯

長野県庁では情報通信技術を用いて業務の効率化や仕事最適化を図る施策「スマート県庁」を掲げ、TV会議の利用促進、テレワークの試行など様々な取り組みを積極的に展開しています。この取り組みの一環として平成26年度にタブレット端末を試験導入し、業務のあり方を見直す改革を開始しましたが、翌27年度の取り組みではタブレット端末のさらなる有効活用のツールとして、日々の会議で大量に消費される紙の経費削減や資料印刷に係る人件費の削減に着目し、タブレット型のペーパーレス会議システム導入検討を進めてきました。

SmartDiscussion導入のポイント

既にペーパーレス会議システムを導入済みの他県自治体の運用視察や、その他複数社のペーパーレス会議システムを評価しましたが、SmartDiscussionが最も操作性に優れていた点と、画面同期中に発表者画面と閲覧者画面を同時表示できる2画面機能が決め手となり採用に至りました。また、現在本庁建屋には無線LAN環境が構築されておりませんが、キッセイコムテック提案のシステム構成は、サーバーシステムをインストールしたノートPC、無線アクセスポイント、iPadを可搬型ラックに収納した「持ち運び可能な会議システム」というものでした。機材を持ち込めば無線ネットワーク環境の無いどの会議室でも簡単にペーパーレス会議を開催できるため、導入後も様々な場面で有効的にシステム利用できると判断できた点も採用のポイントとなりました。

導入効果と今後の展開

知事、副知事、部局長等が出席する月1〜2回の「部局長会議」でシステム利用を開始。その他部内会議など含め導入開始〜現在の10ヵ月間でシステム利用回数は130回を超えており、庁内での利用拡大は着実に進みつつあります。これは紙資料に換算すると約94,000枚の削減を実現したことになりますが、資料の印刷作業がなくなることで会議直前の資料差し替えにも柔軟に対応できるようになったことや、紙資料では実現できなかった動画を会議資料に用いてみるなど、紙の削減以外にも副次的な利用効果が表れてきています。今後も引き続きシステム利用促進を進めていくとともに、本庁以外の合同庁舎などにも利用拡大できるよう検討していけたらと思っています。