SmartDiscussionがペーパーレス会議を変える

SmartDiscussionがペーパーレス会議を変える 会議資料はワンタッチで参加者のタブレットに一斉配信、完全ペーパーレス化を実現!
資料準備の作業負荷・コストを大幅に削減、会議運営効率を向上させます。

基本機能

会議資料の登録

会議資料の登録は、Webブラウザ画面にファイルを
ドラッグ&ドロップするだけの簡単操作。
Office(Word, PowerPoint, Excel)文書はPDFに自動変換してサーバーシステムに登録することもできます。
(本機能はオプションとなります)

参加会議の選択

参加予定の会議は、一覧表示して確認・入室することができます。
会議ごとに開催日時が表示されるのでSmartDiscussionで会議スケジュール管理が可能です。
また、会議室には資料の閲覧有効期間を設定でき、有効期間を過ぎた資料はタブレット内から自動消去させることができます。

タブレットへの資料配信

発表者タブレットのボタン1つで、全参加者タブレットに最新の会議資料を自動配信。
(タブレットに配信した資料は暗号化されます。)

ペーパーレス会議

発表者タブレット画面が参加者タブレットに完全同期。
画面の拡大・縮小、ポインタ操作など、発表者のあらゆる操作を同期させることができます。
会議資料にはPDFファイルだけでなく、画像、動画
ファイルもご利用いただけます。
発表者タブレットの変更も、ワンタッチで切替可能ですので、スムーズな会議進行を実現します。

会議終了後

会議資料に手書きメモや付箋メモを記入。
メモしたファイルは、個人メモとしてタブレット内に
保存したり、サーバにアップロードして自席PCからダウンロードすることができます。
会議終了後、配信された資料はタブレットから自動削除も可能ですので情報漏洩の心配も不要です。

※ メモ記入ファイルは、元のファイル形式(PDF、JPG、PNG)のまま保存することができます。
SmartDiscussionアプリがインストールされていない端末でもメモ資料の取り出しが可能です。

発表者と参加者画面の2画面表示機能

参加者タブレットには、発表者の画面を確認しつつ任意ページを閲覧できる「2画面表示機能」を搭載しています。
発表者画面を子画面で確認しつつ任意ページでは資料の先読み振り返り、メモ記入が可能です。
2画面表示中は、発表者画面のサイズを自由に変更することができます。
※いずれ画面構成でも、発表者画面では発表者操作(ページ送り、拡大縮小、ポインタ、メモ書き)が画面同期します。
2画面表示(画面分割)をご利用の場合、別途お申込みが必要です。

拡張機能

資料の並列表示
会議以外の単独利用時でもタブレット画面を分割し、
2つの異なる資料を並列表示させる機能です。
各資料でページ送りやメモ書きができるので、予算資料と実績資料の比較や別紙の補足資料閲覧など、 頻繁に複数の資料を見比べることがあるシーンで活用いただけます。
全ファイル横断超高速 PDF 全文検索
全てのPDF資料を検索し、指定したキーワードを含む
文書を抽出する機能です。
独自開発の高速検索エンジンにより、数百のファイルの中から目的の文書を、わずか数秒で探し出すことができます。
Office文書PDF自動変換
Office(Word, PowerPoint, Excel)文書をPDF形式に自動変換してサーバーシステムに登録できる機能です。
普段お使いのOffice文書のファイル形式を変えることなく、そのまま会議資料としてご利用いただけます。
PDFに変換することでオリジナルのレイアウトのままファイルを閲覧することができます。
AD連携(LDAP認証)
SmartDiscussionは、会議室のID・パスワードを入力して会議室にアクセスする「会議室認証」と、サーバーシステムに登録したユーザーID、パスワードを使ってシステムにログインする「ユーザー認証」の2つの認証方式を用意しています。
ユーザー認証方式では、ログイン認証をADサーバーと連携することが可能です。

製品仕様

【動作環境】
タブレット(iPad)
iOS11以上(SmartDiscussion Version6)
iOS8〜10(SmartDiscussion Version5)
※推奨:iPad Air以降(2013年発売モデル)
タブレット(Windows)
Windows10(Microsoft Storeアプリを利用可能な端末)
※推奨:CPU Core i5以上、メモリ4GB以上
コンテンツ登録用PC
ブラウザ: Google Chrome、Internet Explorer11以上
コンテンツ管理サーバー
OS:Windows Server 2012 R2、2016
※推奨:メモリ8GB以上、CPU Xeon E3‐1200シリーズ以上
【主要機能一覧】
認証方式
資料グループ(会議室)認証モード
ユーザー認証モード
資料閲覧機能
ファイル検索機能(ラベル検索、ファイル名検索)
PDFページ一覧のサムネイル表示
PDF検索機能(全文検索、目次表示)
カテゴリの階層構造化(3階層まで)
ファイル閲覧補助機能(履歴一覧表示、お気に入り管理)
画面同期
ファイル選択、ファイルの切り替え
ページ送り
資料の一斉更新
発表者の切替え
会議室からの一斉退出
資料へのポインタ同期(PDF、画像、動画対応)
資料へのマーカー・ペン書き同期(PDF、画像対応)
資料の拡大・縮小表示同期(PDF、画像対応)
手書きメモ機能
PDF・画像ファイルへの手書き/テキストメモ記入保存機能
メモ記入ファイルのサーバアップロード/ダウンロード機能
(メモ記入ファイルは、元のファイル形式のままダウンロード可能です)
セキュリティ機能
アプリ起動時の会議室入室パスワード制限
配布資料の暗号化
配布資料の外部アプリ連携可否設定
配布資料の閲覧有効期限設定
有効期限経過時の会議室資料の時限消去
配布資料へのメモ記入保存可否設定
会議終了時の配布資料強制削除
端末紛失時の遠隔消去コマンド発行
オプション機能
Office文書PDF変換
コンテンツアクセスログ集計
投票
AD連携
対応ファイル形式
PDF、動画(MP4,M4V)、画像(JPG,PNG)、音声(MP3)
Microsoft Word/PowerPoint/Excel ※Office文書PDF変換オプションご利用時
HTMLコンテンツ ※ 画面同期には対応しておりません

デザイン変更からお客様業務に沿った機能追加、操作方法変更など、
ご要望に応じた各種カスタマイズにも対応しております。
まずはお気軽にご相談ください。

セキュリティ対策

会議資料の重要度に応じたセキュリティ設定が可能です。
機密性の高い会議にも安心してご利用頂くことができます。

コンテンツ管理 資料の暗号化(AES256bit)
資料時限消去(タブレット、サーバー)
資料の公開期間設定
ファイルのメール転送、印刷可否設定
ファイルへのメモ書き保存可否設定
アクセス制御 ホワイトリスト認証
ID・パスワード認証
Touch ID認証
端末紛失時のアプリ内データ強制削除

SmartDiscussion評価版導入

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