ペーパーレス会議システム

システム導入の経緯

当施設では、役員会などの定例会議をほぼ毎週開催していますが、これら会議の準備に多くの時間と労力がかかっていました。最近では施設の増加に伴い、議案も増えてきました。会議資料の印刷だけで1日近くかかってしまい、会議参加者に事前に十分に会議資料に目を通して貰うことが困難となってきました。このままでは会議準備の為に、会議のスケジュールを変更しなければならないような事態が懸念されたので、会議開催準備作業の効率化が急務となっていました。 会議資料の印刷や配送の時間的なロスを低減する為、会議資料の電子化と、ペーパーレス会議システムの導入を検討し始めました。

Smart Discussion導入のポイント

幾つかのペーパーレス会議システムを調査し、導入直前まで検討した製品もありましたが、会議参加者がiPadでページを拡大して見ようとすると字が粗く、資料閲覧に支障が出るなどの問題があり採用には至りませんでした。このような中、展示会でキッセイコムテック社のSmartDiscussionの製品デモを見る機会があり、先の製品で問題となった資料拡大時の表示品質をクリアしていることを確認し興味を持ちました。
導入製品の検討にあたっては、会議を運営する上での準備の効率化と会議の品質向上を重視しました。
会議資料の準備が簡単であること、資料の差替えや再配布でミスが起こりにくいシステムであることも重要なポイントです。
更にSmartDiscussionはシステム導入金額が他社製品よりも安かったことも製品選定の決め手になりました。

導入効果と今後に向けて

毎週月曜日に開催している定例会議などでSmartDiscussionを利用しています。
SmartDiscussionの導入により、会議資料の登録や差替えが簡単になり、システム導入の狙いであった、「会議準備の大幅な効率化」を実現する事ができました。また手元のiPadで資料が見られるようになった事は利用者の反応も良く、頻繁にiPadを操作し使いこなしている者も見受けられます。
最近は定例会議以外でも、SmartDiscussionを使用する事が増えてきました。今後は更にペーパーレス会議の利用範囲を広げ、更なる業務効率化を目指したいと思います。