SmartDiscussion お客様導入事例ご紹介

ミマキエンジニアリング様 株式会社ミマキエンジニアリング様
長野県東御市滋野乙2182番地3
URL:http://japan.mimaki.com/

会議事務局の負担、準備コストを大幅削減。今後は拠点間での利用も。

総務部 総務グループ リーダー 小林 栄一 様
導入までの経緯
当社で使用する会議資料は、会議によっては1回あたり数百ページに及び資料によっては全ページのカラー印刷が必要なものもあります。会議が立て込む時期では、事務局メンバー間でコピー機の使用待ちが発生することも少なからずあり、印刷、製本、会議後の資料廃棄に至るまで、会議にかかわるメンバーの負担は相当なものになっていました。また、大規模な会議では、会議室前方のプロジェクターに資料を投影していますが、後方の参加者では、ポインター操作が見えない、場所によっては投影画面自体が見えにくいこともあり、会議運営そのものにも課題を抱えておりました。これらを解決するツールとして、ペーパーレス会議システムを検討することになりました。
SmartDiscussion導入のポイント
ページ送りだけでなく、ポインター操作や拡大縮小操作など、説明者端末のあらゆる操作を参加者端末に画面同期させることができる点、参加者端末では2画面機能により子画面で説明者の資料を確認しつつ自分のペースで好きなページを閲覧できるなど、柔軟に会議資料を共有できる機能を有していることが採用の決め手となりました。これに加え、会議中の資料差替えに対応可能であること、必要に応じて参加者端末の操作をロックし強制的に説明者の資料に注目させることができるなど、会議で起きうる様々なシーンにも対応できそうな点も評価のポイントです。また、iPad Pro(12.9インチ)の調達からキッティング作業、大規模会議でのネットワーク構築から運用支援に至るまで、キッセイコムテックがトータル的にサポート対応可能であった点も採用の後押しとなりました。
今後の活用について
四半期ごとの全社会議と、月10回ほどの会議体でSmartDiscussionを利用していますが、従来に比べ、コピー紙使用量が約半分に削減されました。印刷や製本作業が一切不要になったことで会議事務局の負担が大幅に削減され、他の業務に時間を割くことができるようになり非常に助かっています。また、機密情報を扱う会議では、端末に会議資料を残さない設定を活用しています。紙資料の運用時よりもセキュリティを高めた会議運営が実現可能となった点でも導入効果を実感できています。 現在は本社で開催される会議をメインにSmartDiscussionを利用していますが、ネットワーク環境が整っていればどこでも資料共有をすることができるシステムですので、今後は国内拠点・海外拠点など遠隔地との会議でもSmartDiscussionを活用していきたいと思っています。
2016年11月

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